Selama ini saya agak alergi kalau berurusan dengan birokrasi.  Hal ini dipengaruhi oleh pengalaman pada 22 tahun lalu.  Akan tetapi bulan April ini mau-tak-mau, saya bersentuhan dengan birokrasi untuk mengurus perpanjangan SIM dan pembuatan paspor baru. Ternyata penyebab alergi itu sudah berkurang. Pelayanan publik sudah mengalami kemajuan!

Biang Alergi

Sebelum saya cerita tentang pengalaman terkini, izinkan saya mengisahkan biang alergi saya yaitu pendaftaran UMPTN (Ujian Masuk Perguruan Tinggi Negeri), tahun 1990. Saat itu belum ada sistem pembayaran on-line. Semua proses pendaftaran harus dilakukan secara manual. Mula-mula, saya harus membeli formulir pendaftaran di BNI. Sebelum berangkat, orangtua berpesan, “hati-hati ya. Kamu membawa uang banyak.” Memang, untuk ukuran guru seperti bapak dan ibu saya, uang pendaftaran itu jumlahnya sangat besar. Itu sebabnya, sejak keluar dari rumah hingga mengantre di bank, perasaan was-was itu selalu menghantui.

Setelah formulir diperoleh dan diisi, maka ‘siksaan’ berikutnya adalah registrasi. Pada saat itu ada ribuan lulusan SMA yang registrasi. Antrean pendaftar itu bisa mengular sampai beberapa meter. Stamina badan harus cukup kuat untuk berdiri selama berjam-jam. Bahkan ada beberapa orang yang rela datang pada dini hari meskipun loket belum buka. Tujuannya supaya mendapat antrean di depan. Saat jarak ke loket memendek, alih-alih merasa lega, perasaan justru deg-degan karena khawatir syarat-syarat yang diperlukan belum lengkap. Jika ada yang alpa disiapkan, maka bersiaplah untuk mengantre lagi dari ujung barisan. Atau kalau petugas berbaik hati, maka pendaftar bisa langsung menyusulkan kekurangannya itu tanpa antre lagi, tapi tentu saja setelah diomeli atau setidaknya mendapat hadiah wajah masam petugas.

Sejak itulah saya cenderung menghindar jika berurusan dengan birokrasi.

Perpanjangan SIM

Bayangan itu melekat selama bertahun-tahun di benak saya dan muncul kembali saat akan mengurus SIM. Selama hampir setahun saya enggan memperbahurui SIM C saya. Namun pada akhirnya saya tidak bisa mengelak untuk mengurusnya. Kalau sampai kadaluwarsa lewat setahun maka saya harus ikut prosedur pembuatan SIM baru. Minggu ini saya harus sudah punya SIM baru.

Pertama-tama saya harus ‘mencabut’ berkas dari Gunungkidul karena SIM lama saya dikeluarkan oleh Polres Gunungkidul. Biayanya hanya Rp. 20 ribu, namun antreannya lumayan lama. Berkas mutasi itu saya bawa ke Polres Klaten. Saat saya baca surat pengantarnya, astaga, ada salah ketik. Surat pengantar itu ditujukan kepada Polres Pacitan! Padahal data-data yang lain sudah benar. Saya menduga surat pengantar  ini dibuat dengan sistem salin-rekat (copy-paste). Sebelumnya, surat itu untuk Polres Pacitan. Ketika membuat surat untuk saya, alamat tujuannya belum sempat diganti. Aduh bagaimana nih? Apakah harus mengurus ke Gunungkidul lagi?

Saya putuskan untuk mencoba memasukkan berkas dulu. Kalau nanti ditolak, baru saya akan urus lagi. Syarat pertama adalah periksa dokter yang disediakan di sana. Dokter menyodori buku bergambar titik warna-warni untuk tes buta warna. Saya lulus.

“Pernah kecelakaan?” tanya dokter.

“Tidak pernah,” jawab saya.

Dokter lalu menuliskan surat keterangan yang harus ditebus dengan ongkos Rp. 25 ribu. Penasaran saya intip tulisannya. Di dalamnya tertulis, tekanan darah 120/80. Nadi 88 detak per menit. Wah dokter ini hebat juga ya. Tanpa menyentuh saya, dia sudah bisa tahu tekanan darah dan jumlah detak nadi.

Ambil formulir di loket I

Proses berikutnya adalah meminta formulir di loket I dengan menunjukkan fotokopi KTP dan SIM. Jangan lupa dimasukkan ke dalam map yang berwarna sesuai dengan jenis SIM. Karena saya mengajukan SIM C, maka amplopnya berwarna biru.  Setelah formulir terisi lengkap, maka proses berikutnya adalah membayar biaya Rp. 75 ribu di loket BRI. Tarif ini adalah untuk perpanjangan SIM C. Untuk pembuatan SIM C baru, bandrolnya adalah Rp. 100 ribu.

Loket yang kecil itu dikerubuti oleh pengunjung. Tidak ada nomor antrean. Berkas yang masuk ditumpuk di loket, selanjutnya menunggu panggilan dari petugas. Ini yang membentuk kerumunan di depan loket supaya bisa mendengar jika nama dipanggil.

Berkerumun di depan loket BRI

Langkah berikutnya adalah memasukkan formulir dan kuitansi pembayaran ke loket II, lalu menunggu panggilan di loket III. Loket ini yang paling mendebarkan. Jika berkas-berkas pemohon sudah lengkap, maka namanya akan dipanggil untuk mendapat nomor antrean pemotretan, sidik jari dan pencocokan data. Istilah di dunia kepolisian adalah proses indentifikasi. Jika sudah mendapat nomor antrean, maka bisa bernapas lega.

Antrean untuk difoto

Saya mendapat nomor 68.  Pemohon akan dipanggil lima nomor sekaligus. Hanya berselang 15 menit, giliran saya sudah tiba. Ada petugas berseragam polisi yang duduk di depan layar monitor.

“Tempelkan jempol kanan,” perintahnya sambil menujuk alat pemindai kecil. Setelah itu giliran jempol kiri.  Berikutnya adalah membubuhkan tandatangan secara elektronik.

“Mundur dikit!” perintahnya sambil mengarahkan kamera foto. Saya pun menuruti.

“Klik.”

Sampai di sini, saya merasa heran mengapa petugas ini tidak membacakan data-data saya untuk dicocokkan.

“Sudah pak?” tanya saya.

Petugas itu hanya diam saja. Wajahnya datar.

Karena tidak ada reaksi, maka saya pun keluar ruangan untuk menunggu keluarnya SIM.

Lima menit kemudian, orang-orang yang masuk bersama-sama saya sudah mendapatkan SIM baru, tapi ketika nama saya dipanggil, saya disuruh masuk lagi ke ruang foto.

Ternyata ada kesalahan. Pada SIM saya, fotonya sudah benar, namun datanya milik orang lain.

“Mengapa waktu dibacakan datanya tadi kok diam saja?” tanya petugas polisi yang lain.

“Lho tadi petugas diam saja kok. Dia tidak membacakan apa-apa,” jawab saya.

“Tidak mungkin kalau dia diam saja,” sergahnya dengan muka masam.

Saya putuskan untuk tidak menyanggahnya. Percuma saya adu argumentasi karena tidak ada saksi yang menguatkan argumentasi saya.

Akhirnya, petugas itu membacakan lagi data identitas, lalu mengambil sidik jari, tanda tangan dan mengambil foto saya.

“Ini sudah pak?” tanya saya sopan.

Sama dengan petugas sebelumnya, polisi ini tidak memberikan reaksi. Wajahnya datar. Saya pun keluar ruangan untuk menunggu SIM jadi.

Tiga menit kemudian nama saya dipanggil untuk menerima SIM yang baru.

“Maaf pak. Tadi ada kesalahan data,” kata petugas sipil yang menyerahkan SIM. “Entah mengapa, justru nama orang lain yang muncul. Itu sebabnya, bapak harus foto ulang,” jelasnya dengan sopan.

Waktu yang dibutuhkan untuk mengurus SIM ini hanya 1,5 jam. Secara umum, pelayanan publik di polres Klaten ini sudah baik. Yang perlu dibenahi adalah antrean di depan loket BRI. Lebih baik kalau dibuat nomor urut sehingga tidak terjadi penumpukkan di depan loket.

Saat menunggu pemotretan, saya membaca tulisan Janji Pelayanan yang dipasang di dekat loket. Janji itu berbunyi, “layanan yang cepat, aman, benar, tidak diskriminatif dan akuntabel.”  Kalimat ini dapat menggambarkan semangat perubahan pelayanan publik dalam pengurusan SIM. Tak dipungkiri, masih ada juga orang yang menawarkan jasa pengurusan SIM ini. Saat di halaman parkir, iseng-iseng saya tanya biayanya. Si penjual jasa ini menyebut angka Rp. 350 ribu. Padahal, setelah saya urus sendiri, hanya menghabiskan uang Rp. 100 ribu.

 

Tanpa calo lebih murah dan cepat

Pengurusan Paspor

Mengurus paspor sendiri ternyata juga mudah. Sebelum mengurus, saya tanya dulu kepada mbah Gugel. Salah satu jawaban mbah Gugel adalah fasilitas pendaftaran on-line yang disediakan oleh Imigrasi Indonesia. Caranya, kita mengisi data diri yang diperlukan sembari mengunggah hasil pindaian dari dokumen yang disyaratkan. Setelah itu, kita diminta untuk memilih kantor imigrasi yang akan didatangi. Sekarang ini kita bebas memilih lokasinya. Tidak perlu harus sesuai dengan domisili. Meski tinggal di propinsi Jateng, saya memilih Kantor Imigrasi (Kanim)  I Yogyakarta karena lebih familiar. Berikutnya, kita memilih tanggal kedatangan. Setelah itu website akan mengeluarkan bukti tanda terima pendaftaran dalam format PDF. Pemohon harus mencetak ini.

Sesuai dengan tanggal yang ditentukan saya datang ke Kanim. Pertama-tama membeli formulir, eh salah, formulirnya sebenarnya gratis tapi kita stopmap-nya yang harus membayar. Tanpamenggunakan stopmap itu, maka jangan harap permohonan kitaakan diproses. Untuk itu kita harus mengganti ongkos pembuatan map sebesar Rp.5000,-. Proses selanjutnya adalah mengisi formulir dan menyertakan fotokopi dokumen yang dibutuhkan. Ingat, ukuran kertas fotokopi ini harus A4. Ketentuan ini sudah tercantum dalam surat edaran. Jangan lupa sertakan juga print out tanda terima on-line. Lembar kertas ini akan menjadi surat sakti untuk mempercepat proses pembuatan paspor.

Setelah itu pemohon mengambil nomor antrean dan menunggu giliran. Saya mendapat nomor 54. Ruang tunggunya cukup nyaman dan ber-AC. Sesaat setelah meletakkan pantat, mata saya tertumbuk pada sosok pendeta dari Gunungkidul. Badannya cukup besar sehingga mudah cukup eye-catching. Dia sedang mengantar anak perempuannya mengurus paspor. Anaknya mendapat giliran lebih dulu untuk menyerahkan berkas-berkas. Petugas memeriksa kelengkapan. Setelah itu, petugas membuat tanda terima dan menjadwalkan untuk pemotretan pada hari lain. Inilah yang saya maksud surat sakti tadi. Pendaftar on-line dapat merampungkan pengurusan dalam satu hari. Sedangkan pendaftar non-on-line, harus datang lagi pada hari lain.

Saat tiba giliran saya, petugas memeriksa kelengkapan dengan cepat.

“Masih ada satu dokumen yang belum diserahkan,” katanya .

Saya melonjak kaget. “Apa yang kurang?”

“Surat keterangan dari atasan.”

“Tapi saya bekerja sendiri. Saya tidak punya atasan!”

“Dalam KTP ini, pekerjaan bapak tertera sebagai ‘karyawan swasta.”

“Itu dulu. Sekarang saya bekerja mandiri.”

“Kalau begitu bapak harus membuat surat pernyataan di atas meterai yang menyatakan bahwa bapak tidak bekerja sebagai karyawan swasta.” Dia menyarankan untuk kembali setelah makan siang. Usai rehat nanti, saya harus ambil nomor antrean lagi. Karena sudah mengisi on-line, maka saya bisa langsung potret dan wawancara.

Sebelum makan siang saya sudah membuat surat pernyataan itu karena sudah menyiapkan materai dari rumah. Saya pikir daripada menunggu makan siang, lebih baik kalau surat itu  saya susulkan supaya bisa diproses dengan cepat. Saya pun minta nomor antrean ke meja resepsionis.

“Saya ingin menyusulkan dokumen yang masih kurang,” kata saya.

“Tadi bapak sudah ambil antrean?” tanya petugas di meja depan.

“Sudah.”

“Kalau begitu, tidak perlu antre lagi. Bapak langsung saja serahkan pada petugasnya.”

Saya menuruti  saran itu. Tapi tanggapan tak terduga datang dari petugas penerima berkas.

“Bapak ‘kan saya suruh ke sini setelah makan siang. Ini kan belum makan siang, mengapa sudah ke sini lagu” katanya dengan muka masam.

“Mengapa harus menunggu lama kalau sekarang sudah selesai?” tanya saya.

“Surat itu bisa diserahkan saat wawancara nanti. Silakan bapak menunggu setelah makan siang” perintahnya dengan nada tinggi.

Akhirnya menurut karena perut mulai keroncongan. Ada tukang bakso mangkal di depan kantor imigrasi. Dengan tambahan ketupat, semangkok bakso mampu untuk mengisi enerji kembali.

Pukul 13, loket dibuka lagi. Nama saya dipanggil di loket kasir untuk membayar biaya Rp. 250 ribu.

Setelah itu menunggu panggilan pengambilan foto. Peralatannya hampir sama dengan milik polisi. Pada sesi wawancara, petugas mengajukan pertanyaan standar “Mau ke mana?”

Setelah itu, dia mengecek keabsahan dokumen. Dia menanyakan nama, alamat, tanggal lahir dan sebagainya. Pemohon harus menjawab secara lisan.

“Di sini tertulis, pekerjaan bapak adalah karyawan swasta. Apakah ada surat keterangan dari tempat kerja?” tanya pewawancara.

“Sekarang saya bekerja mandiri. Tidak punya atasan lagi. Untuk itu saya telah membuat surat pernyataan bahwa saya bukan ‘karyawan swasta,’ “ jawab saya sambil menyodorkan surat pernyataan bermeterai 6 ribu.

Petugas menerima surat itu, lalu mengambil buku paspor. Saya disuruh membubuhkan tanda-tangan di dalam kotak yang tersedia. Lalu dia membuat tanda terima. Saya bisa datang lima hari lagi untuk mengambil paspor yang sudah jadi.

Lima hari kemudian saya langsung ke loket 10 untuk mengambil paspor. Prosesnya cukup cepat.  Setelah menerima resi tanda terima dari kita, petugas mengambil berkas kita. Dia mengambil paspor dan menyuruh pemohon untuk membubuhkan tanda tangan di resi tanda terima. Setelah itu, dia menyuruh agar pemegang paspor memfoto kopi halaman depan dan halaman belakang yang berisi identitas untuk diberikan kepadanya. Pemohon tidak perlu pergi ke luar kantor karena di basement ada fasilitas mesin fotokopi milik koperasi karyawan. Untuk fotokopi  4 lembar, pemohon harus bayar seribu rupiah. Memang lebih mahal dari tarifi fotokopi di tempat biasa, tapi jika dihitung dengan ongkos perjalanan dan biaya parkir, maka tetap lebih efesien menggandakan di koperasi itu.

***

Dari dua pengalaman ini, saya ingin memberikan apresiasi kepada lembaga kepolisian dan keimigrasian yang telah melakukan pembenahan di bidang pelayanan publik. Semoga semangat pembenahan ini juga menular ke instansi yang lain. Dengan begitu, semakin banyak orang yang sembuh dari ‘sakit alergi’ berurusan dengan birokrasi.